なんでシステム刷新されたのに、古い運用残ってしまうん？

コロナ渦でリモートワーク推進とか、どこの会社でも検討はされていたり、推進されていたりすると思うんです。

弊社でも、おそらくコロナ前から検討されていたと思うんですが、押印不要のシステムが導入されました。

それまでは、稟議書作って、押印回っていたんですが、コロナになって、社内のルールが明文化されてないのをいいことに、なんちゃって電子押印でもなし崩し的に対応してました。

ただ、なんちゃって電子押印なので結局エクセル資料をメールで回すことになるんですよね。

承認者が複数いるときには同時に承認・押印お願いとメールで飛ばし、人によっては承認するので押印しといて良いよと言う人もいれば、律儀に押印してくれる人もいるという状況です。

私自身が承認の依頼メールを送ることはあまりなくないんですけど。

Teamsなら、資料をTeamsにあげて、そこで一度開くと、次にアウトルックから添付を選んだ時に、先程開いたTeams上の資料も選べます。しかもリンクかバイナリで添付のタイプを選べます。

Teamsにあげたあと、メールにリンクで添付して押印回せば楽なのにねーとか思いつつ、説明するのも面倒なのでほったらかしにしちゃってました。

そしたらいつの間にかシステムが新しくなるよとアナウンスが。ただ使い方とかは教えてくれず、PDFの説明書があるのみ。

擁護しておくと、使い方は簡単になっていて、本当に稟議回ってるのか疑心暗鬼になってしまうほどでした。

念の為、担当者に、システムへアップする資料に押印必要か聞いてみたら不要ですと。

これでもうあの非効率なメールでの押印依頼とかなくなるねって思ってたんですけど、何故か現場の運用として押印は残ることに。つまり資料に押印してシステムで承認すると。

これ意味ある？意味あるの？

と言う事で、いざ私が稟議を回すことになったときに、なんちゃって電子押印不要だよという回答メールを添付して、システムに回すよとアナウンスすると、キングジムに禀議書保管してるんだから、押印してよ！と庶務さんから連絡が。。。

知らんがなと無視してシステムに登録したんですけどね。

後日その人から押印依頼のメールが飛ぶ謎の現象が発生して、私のときだけシステムに登録する人と押印依頼する人が異なる謎のローカルルールが出来上がるわけです。

システムが良くても運用するのは人なんですよね。